Eine eigene Domain bringt eigene E-Mail-Adressen mit: [email protected] statt einer Adresse bei einem Gratis-Anbieter. Eingerichtet werden sie im Kundenbereich Ihres Hosters.
So geht's: Öffnen Sie im Kundenbereich den Bereich E-Mail (in Plesk: „E-Mail“ → „E-Mail-Adresse erstellen“), geben Sie den Teil vor dem @ ein, vergeben Sie ein Passwort und lassen Sie das Postfach eingeschaltet. Adressen, die nur Nachrichten weitergeben sollen, richten Sie als Alias oder als Weiterleitung ein. Danach verbinden Sie das Postfach per IMAP mit Ihrem E-Mail-Programm.
Die einzelnen Schritte zeige ich am Beispiel von Plesk, der Verwaltungsoberfläche, die zum Beispiel netcup für seine Webhosting-Pakete einsetzt. Bei anderen Anbietern heißen die Menüpunkte anders; die Begriffe Postfach, Alias und Weiterleitung sind überall dieselben.
Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Postfach (Mailbox), E-Mail-Alias und E-Mail-Weiterleitung?
- Postfach (Mailbox): Hier werden Nachrichten gespeichert. Sie rufen es mit einem E-Mail-Programm oder im Webmail ab und brauchen dafür ein Passwort. Jede Person, die eigene Nachrichten liest, braucht ein eigenes Postfach.
- Alias: eine zusätzliche Adresse für ein bestehendes Postfach. Nachrichten an
info@landen dann zum Beispiel im Postfach vonoffice@. Ein Alias braucht kein eigenes Passwort und keinen eigenen Speicher. - Weiterleitung: Nachrichten an diese Adresse werden an eine oder mehrere andere Adressen geschickt, auch an Adressen anderer Domains. Eine Adresse mit Weiterleitung braucht kein eigenes Postfach; mit eingeschaltetem Postfach behält sie zusätzlich eine Kopie.
Faustregel: Ein Postfach für jede Person, ein Alias für zusätzliche Namen derselben Person oder Abteilung, eine Weiterleitung, wenn Nachrichten an mehrere Personen oder an eine Adresse außerhalb der Domain gehen sollen. Prüfen Sie auch, ob Ihr Paket die Zahl der Postfächer begrenzt.
Eine neue E-Mail-Adresse in Plesk einrichten
Laut Plesk-Dokumentation gehen Sie so vor:
- Gehen Sie zu „E-Mail“ und klicken Sie auf „E-Mail-Adresse erstellen“.
- Geben Sie den Teil der Adresse vor dem @ ein und wählen Sie, falls Sie mehrere Domains verwalten, die Domain.
- „Kann zur Anmeldung in Plesk verwendet werden“: Lassen Sie diese Option aus, wenn die Person nur E-Mails lesen soll. Mit ihr bekommt sie zusätzlich einen Zugang zu Plesk.
- „Externe E-Mail-Adresse“: eine andere Adresse, über die sich das Passwort zurücksetzen lässt, falls der Zugang zum Postfach verloren geht.
- „Passwort“: lang und zufällig, am besten aus einem Passwort-Manager.
- „E-Mail-Postfach“: eingeschaltet lassen. Ausschalten ist nur sinnvoll, wenn alle Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Die Postfachgröße können Sie anpassen oder den Standardwert Ihres Pakets übernehmen.
- Mit „OK“ bestätigen.
Für einen Alias gehen Sie zu „E-Mail“, klicken auf die gewünschte Adresse und dann auf „E-Mail-Aliase“; dort tragen Sie die zusätzliche Adresse ein (Plesk-Dokumentation).
Für eine Weiterleitung öffnen Sie die Adresse, wechseln zur Registerkarte „Weiterleitung“, aktivieren „E-Mail-Weiterleitung einschalten“ und tragen die Zieladressen ein, jede in einer neuen Zeile. Soll keine Kopie im Postfach bleiben, schalten Sie bei der Adresse „E-Mail-Postfach“ aus (Plesk-Dokumentation). Auf dieselbe Weise entsteht ein einfacher Verteiler: eine Adresse ohne Postfach, die an mehrere Personen weiterleitet.
Eine automatische Antwort, etwa für den Urlaub, richten Sie ebenfalls bei der jeweiligen Adresse ein.
Das Postfach im E-Mail-Programm einrichten
Verbinden Sie das Postfach per IMAP mit Ihrem E-Mail-Programm. Bei IMAP bleiben die Nachrichten auf dem Server, und Sie sehen auf Computer und Smartphone denselben Stand. Als Benutzername dient in der Regel die vollständige E-Mail-Adresse. Die Namen des Posteingangs- und Postausgangsservers und die Ports nennt Ihr Hoster im Kundenbereich oder auf seiner Hilfe-Seite. Moderne E-Mail-Programme finden die Einstellungen oft selbst, wenn Sie nur Adresse und Passwort eingeben.
Damit Ihre E-Mails ankommen: SPF, DKIM und DMARC
Ob Ihre Nachrichten im Posteingang oder im Spam-Ordner landen, hängt heute stark von drei Einträgen im DNS Ihrer Domain ab. SPF nennt die Server, die für Ihre Domain senden dürfen, DKIM signiert die Nachrichten, und DMARC legt fest, was mit Nachrichten passiert, die beides nicht bestehen. Google verlangt von allen Absendern an Gmail-Adressen mindestens SPF oder DKIM und empfiehlt, alle drei einzurichten (Google: Richtlinien für E-Mail-Absender).
Fragen Sie Ihren Hoster, ob er SPF und DKIM für Ihre Domain einrichtet. Das betrifft auch die E-Mails, die Ihre Website verschickt, etwa aus dem Kontaktformular: Sie sollten über ein echtes Postfach Ihrer Domain gehen, nicht über einen beliebigen Absender.
Welche E-Mail-Adressen Sie für Ihre Website einrichten sollten
Eine Adresse brauchen Sie auf jeden Fall: die für Ihr Impressum. In Österreich verlangt § 5 Abs. 1 Z 3 E-Commerce-Gesetz Angaben, mit denen Nutzer rasch und unmittelbar mit Ihnen in Verbindung treten können, „einschließlich seiner elektronischen Postadresse“ (RIS). In Deutschland nennt § 5 Abs. 1 Nr. 2 Digitale-Dienste-Gesetz ausdrücklich die „Adresse für die elektronische Post“ (gesetze-im-internet.de). Auch die Datenschutzerklärung muss die Kontaktdaten des Verantwortlichen nennen (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO); eine E-Mail-Adresse ist dafür der praktischste Weg.
Bewährt haben sich Adressen nach Funktion statt nach Person, etwa office@ für Impressum und allgemeine Anfragen, datenschutz@ für Auskunftsanfragen und je nach Betrieb rechnung@, buchung@ oder bewerbung@. Funktionsadressen bleiben gültig, wenn Personen wechseln, und lassen sich als Alias oder Weiterleitung zu dem Postfach leiten, das gerade zuständig ist.
Nächste Schritte
Dieser Artikel ist Teil 3 meiner Reihe 19 Schritte zur fertigen WordPress-Website. Als Nächstes installieren Sie WordPress: WordPress automatisch installieren.
