Auf meiner Suche nach einem geeigneten Online-Buchungssystem für meine Kunden habe ich viele Systeme verglichen. Dabei habe ich unter anderem gemerkt, dass einige Anbieter auch kostenlose Varianten ihres Buchungssystems anbieten. Da meine Kunden allerdings konkrete Anforderungen an das System hatten, habe ich mich gefragt: Was kann ein kostenloses Online-Buchungssystem?

Bei kostenlosen Varianten von Online Buchungssystemen findet man bereits fast alle interessanten Funktionen, allerdings vielleicht nicht mehr als eine, die man braucht. Hier lohnt sich jedenfalls der Blick auf die Details.

Diese Details beschreibe ich im Folgenden. Unter anderem stelle (und beantworte) ich auch die Frage, was ein kostenloses Online-Buchungssystem nicht kann.

Online-Buchungssysteme: Kostenlos oder nicht?

Wer sich ein Online-Buchungssystem zulegen möchte, der sucht zunächst einmal fast automatisch nach einer kostenlosen Möglichkeit. Interessanterweise gibt es diese Möglichkeit bei der Online-Buchung in durchaus vernünftigem Umfang. Der Teufel steckt aber, wie immer, im Detail.

In meinem Artikel Online (Termin-)Buchungssysteme: Preis-Leistungs-Vergleich finden Sie sehr viele Daten und Informationen. Dort kommen allerhand Tarife und Preise vor, auch die kostenlosen. Wenn Sie sich das gleich jetzt ansehen wollen, dann tun Sie das auf jeden Fall! Sie bekommen so ein besseres Bild davon, was an Online-Buchungssystemen angeboten wird.

Die kostenlose Variante gibt es nicht immer. Man kann zwar grundsätzlich jedes System kostenlos testen, aber das kann einerseits über eine (meist 14-tägige) Testphase möglich sein, andererseits über einen kostenlosen Tarif. Wenn Sie einfach nur eine Liste von Anbietern mit kostenlosen Tarifen sehen wollen, scrollen Sie ganz hinunter, dort habe ich diese Liste für Sie vorbereitet.

Wenn Sie eine bestimmte Leistung in Ihrem Online-Buchungssystem haben wollen, dann lesen Sie weiter. Im Folgenden gebe ich Ihnen einen Überblick darüber, was man wie häufig in kostenlosen Tarifen zur Verfügung hat und bei welchen Anbietern.

Was alle Online-Buchungssysteme bieten, nicht nur die kostenlosen

Zunächst ein Hinweis: Es gibt einiges, das alle Online-Buchungssysteme bieten. Im Zuge meines Preis-Leistungs-Vergleichs habe ich mir einige Vergleichskriterien angesehen. Eine Übersicht aller Kriterien und kurze Erklärungen zu den einzelnen Punkten finden Sie in meinem Artikel Online Terminbuchung im Vergleich: 37 Kriterien, Funktionen und Fallen.

Dabei hat sich herausgestellt, dass einiges davon fast durch die Bank angeboten wird, z.B. dass man irgendeine Art von Support und eine ausführliche Dokumentation des Buchungssystems vorfindet. Außerdem gibt es immer ein Buchungsformular, das im Wesentlichen das Gleiche tut, nämlich die angebotenen Leistungen aufzulisten, verfügbare Termine anzuzeigen und grundlegende Kundendaten aufzunehmen.

Dann gibt es noch mehr oder weniger ausführliche Berichte über die Buchungsaktivität, und man kann bei den buchbaren Zeiten manuell einzelne Tage oder Zeit-Blöcke blockieren, wenn z.B. ein Feiertag oder sonstiger Grund das nötig macht.

Darüber hinaus kann es aber sein, dass man bereits auf etwas Wichtiges verzichten muss, wenn man kostenlos buchbar sein will. Mehr dazu in den folgenden Abschnitten, und zwar stufenweise.

Infografik: Was können kostenlose Online-Buchungssysteme? (2024)

Hier schon einmal ein grafischer Überblick. In der folgenden Infografik finden Sie Funktionen, die in Online-Buchungssystemen angeboten werden. Daneben sehen Sie jeweils einen Balken und Prozentsatz, der angibt, wie viele der von mir verglichenen kostenlosen Tarife diese Funktion beinhalten.

Leistungen, die nahezu alle kostenlosen Online-Buchungssysteme bieten

Wie bereits erwähnt, findet man fast immer ein Standard-Buchungsformular, das man auch auf der eigenen Website einbinden kann. Das System versendet bei Buchung direkt Bestätigungs-Benachrichtigungen an den Kunden und jenen Mitarbeiter, der die entsprechende Dienstleistung anbietet bzw. durchführen wird.

Bei sehr vielen Systemen findet man, zumindest in der Datenschutzerklärung des Anbieters, Informationen zur Einhaltung der europäischen DSGVO. Meist hat man außerdem unbegrenzt viele Buchungen zur Verfügung und kann die Kundendaten direkt im System verwalten.

Leistungen, die man bei einigen kostenlosen Online-Buchungssystemen finden kann

Bei über der Hälfte der von mir verglichenen kostenlosen Tarife habe ich folgende Funktionen gefunden: unbegrenzte Websites, MitarbeiterInnen, Dienstleistungen und Kunden. Außerdem einen DSGVO-Verarbeitervertrag, Termin-Erinnerungen per Email, sowie Schnittstellen zu anderen Dienst-Anbietern oder ein eigenes API für Entwickler.

Bei knapp der Hälfte findet man außerdem noch gute Styling-Möglichkeiten und anpassbare Email-Erinnerungen.

Leistungen, die man bei kostenlosen Online-Buchungssystemen teils lange suchen muss

Einige Funktionen findet man eher selten und meist nicht alle davon im gleichen Tarif. In meinem Vergleich habe ich bei nur etwa einem Viertel oder weniger aller betrachteten kostenlosen Tarife folgende Funktionalität gefunden:

Bezahlungs-Integration, Gruppenbuchung, Kalender-Synchronisation, Ressourcenverwaltung, Kundenfeedback, Erinnerung per SMS, eigenes Branding, anpassbare Formularfelder, mehrere verwaltbare Standorte sowie Rabatt-Codes.

Was ein kostenloses Online-Buchungssystem nicht kann

Was ich bei meinem Vergleich in kostenlosen Tarifen nicht gefunden habe, ist z.B. die automatische Verwaltung von Rechnungen und Zahlungsaufforderungen (Invoicing), gratis SMS-Erinnerungs-Versand oder ausführliche Berichte. Das ist eigentlich erstaunlich wenig.

Ungewollte Effekte von kostenlosen Online-Buchungssystemen

Natürlich kann es bei kostenlosen Versionen von Online-Buchungssystemen ungewollte Effekte geben. Z.B. kann es sein, dass neben dem Buchungsformular Werbung eingeblendet wird. Außerdem verwenden die Anbieter von kostenlosen Tarifen die Formulare und versandten Nachrichten auch gerne dazu, ihre Watermarks oder das Anbieter-Branding zu platzieren.

Wenn solche Hinweise wie „powered by Anbieter“ oder „kostenlos bereitgestellt durch Anbieter“ bei seinem Buchungsformular nicht sehen will, wird zumeist eine bezahlte Variante nutzen müssen.

Ist ein kostenloses Online-Buchungssystem ausreichend?

Diese Frage kann jeder für sich selbst am besten beantworten. Denn die eigenen Ansprüche sind individuell, und es gibt viele Möglichkeiten und Abstufungen. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihre eigenen Ansprüche kennen zu lernen, habe ich hier auf WebsiteBerater.com einen weiteren Artikel geschrieben.

Der Artikel heißt So finden Sie das beste Online Buchungssystem für Ihre Website. Dort begleite ich Sie durch eine Art Brainstorming zu einer ganz konkreten Vorstellung von einer idealen Buchung auf Ihrer eigenen Website.

Ein Hinweis noch an dieser Stelle: Man kann einen kostenlosen Tarif jederzeit upgraden. Außerdem ist das System im Betrieb nicht so teuer, wie man denkt, vor allem dann, wenn es hilft, zusätzliche Buchungen zu generieren.

Listen von Anbietern eines kostenlosen Online-Buchungssystems

Hier habe ich noch einige Listen für Sie. Zunächst die Liste aller Anbieter von kostenlosen Tarifen in meinem Vergleich. Danach folgen noch weitere Listen mit Anbietern, die bestimmte Funktionen im kostenlosen Tarif beinhalten. Diese Listen stammen aus meinem Vergleich verschiedener Online-Buchungssysteme und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit aller Details. Korrekturen oder Anregungen schicken Sie mir am besten per Email.

Liste aller Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems

Diese Auswertung umfasst 11 kostenlose Plugins/Tarife, die ich verglichen habe. Die Reihenfolge in der Liste ist alphabetisch. Diese Liste wurde zuletzt am 30. 1. 2024 aktualisiert.

• Appointlet (Essential )
• Bookafy (Free)
• Bookly (Free)
• Picktime (Free)
• Sagenda (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• Setmore (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• StartBooking (Limited)
• SuperSaaS (Free)
• Timify (Classic)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit Gruppenbuchungs-Funktion

• Appointlet (Essential )
• Picktime (Free)
• Sagenda (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• Setmore (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit buchbaren Ressourcen

• Bookafy (Free)
• Picktime (Free)
• Sagenda (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• SuperSaaS (Free)
• Timify (Classic)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit DSGVO Verarbeitervertrag

• Bookafy (Free)
• Picktime (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• Setmore (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• SuperSaaS (Free)
• Timify (Classic)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit Rabatt-Codes

• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit Kalender-Synchronisation

• Appointlet (Essential )
• Bookly (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• StartBooking (Limited)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit Email-Terminerinnerung

• Bookafy (Free)
• Bookly (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• Setmore (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• StartBooking (Limited)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit mehreren Standorten

• Bookafy (Free)
• Picktime (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit Online-Bezahl-Integration

• Picktime (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• Setmore (Free)
• SuperSaaS (Free)
• Timify (Classic)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit unbegrenzten Buchungen

• Appointlet (Essential )
• Bookafy (Free)
• Bookly (Free)
• Picktime (Free)
• Sagenda (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• Setmore (Free)
• StartBooking (Limited)
• Timify (Classic)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit unbegrenzten MitarbeiterInnen

• Bookly (Free)
• Sagenda (Free)
• SuperSaaS (Free)
• Timify (Classic)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit SMS-Terminerinnerung

• Bookly (Free)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit Kundenfeedback

• Bookafy (Free)
• Setmore (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit zusätzlichen Formularfeldern

• Appointlet (Essential )
• Bookafy (Free)
• Setmore (Free)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit eigenem Branding

• Setmore (Free)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit API

• Appointlet (Essential )
• Sagenda (Free)
• Setmore (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• StartBooking (Limited)
• SuperSaaS (Free)

Liste der Anbieter eines kostenlosen Online-Buchungssystems mit WordPress-Integration

• Appointlet (Essential )
• Bookafy (Free)
• Bookly (Free)
• Picktime (Free)
• Sagenda (Free)
• ScheduleOnce (Starter)
• Setmore (Free)
• SimplyBook.me (Free)
• StartBooking (Limited)
• SuperSaaS (Free)
• Timify (Classic)

Kostenlose Online-Buchungssysteme: Mein Fazit

Kostenlose Varianten von Online-Buchungssystemen sind teilweise bereits erstaunlich umfangreich. Vereinzelt findet man sogar Funktionen, die normalerweise nur in bezahlten Tarifen vorkommen. Das prominenteste Beispiel dafür ist für mich persönlich die Integration einer Online-Bezahlfunktion.

Ähnlich selten wie Online-Bezahlen sind aber auch andere für mich sehr wichtige Funktionen: Die Synchronisation mit einem Cloud-Kalenderdienst, das eigene Branding und die Möglichkeit, automatisch Kundenfeedback einzuholen. Daraus wird für mich persönlich bereits klar, dass eine anspruchsvolle Buchungs-Lösung auf der eigenen Website im Regelfall etwas Geld kosten wird.

Das kommt vor allem daher, dass ja nicht alle Funktionen, die man persönlich braucht oder möchte, vom selben Anbieter bereits im kostenlosen Tarif angeboten werden. Insgesamt muss man aber auch sagen, dass die kostenlosen Angebote teilweise deutlich mehr können, als ich mir erwartet hätte.

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Mehr Informationen zu Online-Buchungssystemen

In diesem Artikel habe ich bereits an verschiedenen Stellen auf weitere Informationen hingewiesen, die ich hier auf WebsiteBerater.com für Sie zusammengetragen habe. Am Umfangreichsten dabei ist der Online (Termin-)Buchungssysteme: Preis-Leistungs-Vergleich. Dort finden Sie alle Tarife der Anbieter, die hier vorkommen, und noch mehr in übersichtlichen Tabellen und mit konkreten Preisen.

Wenn Sie ein Gefühl dafür bekommen möchten, was einzelne Funktionen im Durchschnitt kosten, dann lesen Sie meinen Artikel Was kostet ein Online-Buchungssystem?

Den besten Überblick für den Anfang gibt Ihnen mein Artikel Alles, was Sie über Online-Buchungssysteme wissen müssen. Dort finden Sie auch Links zu den Verschiedenen Artikeln, die es hier zum Thema Online-Buchung bereits auf WebsiteBerater.com gibt.

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Andreas Krassnigg

Website-Experte und -Entrepreneur bei WebsiteBerater.com

Andreas ist ein Website-Experte und -Entrepreneur. Er beschäftigt sich schon seit über 20 Jahren mit Websites und dem Phänomen der Online-Präsenz. Er ist Gründer, Inhaber und Verfasser auf WebsiteBerater.com . Mehr lesen

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